Продажба и фактури
Како да издадеш и испратиш фактури, профактури, понуди и книжни одобренија во Финора — од драфт до потврдена и наплатена.
Што е ова?
Во делот Продажба ги издаваш сите излезни документи кон твоите клиенти: фактури, профактури, понуди и книжни одобренија. За секој документ Финора автоматски му дава број, ти го пресметува ДДВ-то и вкупниот износ, а потоа можеш да го испратиш по е-пошта, да го преземеш како PDF или да го доставиш електронски до УЈП како еФактура.
Сите документи што ги издаваш стојат на едно место — во листата „Продажни документи". Таму ги гледаш со нивниот статус и дали се платени, па во секој момент знаеш што е издадено, што чека наплата и што уште не е готово.
Каде се создаваат документите
Отвори „Продажба" во левото мени. Ќе ја видиш листата со сите документи. Горе десно се копчињата за нов документ: „+ Фактура", „+ Профактура", „+ Понуда", „+ Книжно" (книжно одобрение) и „+ Извозна Фактура".
💡 Лентата со филтри под пребарувањето (Фактура, Профактура, Понуда, Драфт, Потврдена, Платена…) ти помага брзо да најдеш само еден вид или само еден статус.
Како да издадеш фактура
- Во листата притисни „+ Фактура". Се отвора нов документ.
- Во полето „Клиент" почни да пишуваш име и избери го клиентот. Ако клиентот не постои, ќе можеш да го создадеш веднаш од истото поле.
- Постави го „Датум" и „Рок на плаќање" — за рокот има брзи копчиња (7, 14, 30 или 60 дена) за да не го внесуваш рачно.
- Во редот „Производ / Услуга" избери производ или услуга и внеси количина („Кол.") и цена. Финора автоматски го пополнува ДДВ-то и колоната „Вкупно". За нов ред притисни Enter или Ctrl+N.
- Кога ќе завршиш, зачувај со Ctrl+S. Документот сега е во статус „Драфт" — работна верзија што уште можеш слободно да ја менуваш.
- Кога си сигурен дека е точен, притисни „Потврди фактура". Документот добива траен број и статус „Потврдена".
💡 Долу под ставките ги гледаш „Основица", „ДДВ" и „Вкупно" — тие се пресметуваат сами додека внесуваш. Не мораш ништо да собираш рачно.
Како да ја испратиш фактурата до клиентот
Откако ќе ја потврдиш фактурата, имаш три начини да ја доставиш:
- PDF — преземи ја и испрати ја рачно или испечати ја.
- Е-пошта — Финора ја испраќа фактурата директно на е-поштата на клиентот, со PDF во прилог.
- еФактура — електронска достава до УЈП (Управата за јавни приходи). Пред првото испраќање треба да ги наместиш податоците за еФактура (види го панелот „Подготвеност за потпис" десно на документот).
Како да претвориш профактура во фактура
Кога клиентот ќе ја плати профактурата, не мора да ја препишуваш рачно во фактура:
- Отвори ја потврдената профактура.
- Избери го дејството за претворање во фактура.
- Финора создава нова фактура со истите ставки, клиент и износи. Профактурата добива статус „Конвертирана" за да знаеш дека е искористена.
Како да издадеш книжно одобрение
Книжно одобрение користиш кога треба да намалиш или сторнираш веќе издадена фактура — на пример при враќање на стока, дополнителен попуст, или грешка во износот.
- Во листата притисни „+ Книжно".
- Избери го истиот клиент и внеси ги ставките што се одбиваат.
- Потврди го — износот се одзема од салдото на клиентот.
⚠️ Ако фактурата уште е во „Драфт", не ти треба книжно одобрение — само измени ја директно. Книжно одобрение е официјален документ и се користи само за веќе потврдени фактури.
Девизна (извозна) фактура — EUR, CHF, USD
Кога фактурираш странски купувач, фактурата може да биде во евра, франци или долари. Финора автоматски книжи и пријавува сè во денари — по средниот курс на НБРМ, снимен на самата фактура.
- Кај партнерот (Партнери → уреди) постави „Држава" и „Валута" — следната фактура за него сама ќе предложи девизна валута и извозен режим.
- Во фактурата, во редот со датумите, избери „Валута" (EUR, CHF или USD). Се појавуваат полиња „Курс" и „Датум на курс".
- Курсот се предлага сам — официјалниот среден курс на НБРМ за датумот, повлечен автоматски секое утро. Може да го промениш рачно (4 децимали).
- Внеси ги ставките како и обично — „Вкупно" се пресметува во избраната валута, со 2 децимали.
- Притисни „Потврди" — девизна фактура без внесен курс не може да се потврди.
💡 Книжењето, КИФ и ДДВ-04 секогаш одат во денари по курсот снимен на фактурата — извозот слетува во поле 07 од пријавата. Наплатата се следи против денарската противвредност; при затворање на фактурата разликата ти се прикажува како кандидат за курсна разлика (рачен налог).
⚠️ Ако немаш банкарска сметка во валутата на фактурата, при потврдување ќе добиеш предупредување — додај ја во Подесувања → Банкарство (со IBAN и SWIFT) за да излезе на фактурата.
Што значат статусите
| Драфт | Работна верзија — уште можеш да менуваш сè. Не е официјално издадена. |
| Потврдена | Официјално издадена, со траен број. За измена мора прво да ја отклучиш. |
| Испратена | Пратена до клиентот (по е-пошта или еФактура). |
| Платена / Делумно платена / Неплатена | Состојбата на наплатата. „Задоцнета" значи дека рокот на плаќање поминал. |
| Конвертирана | Профактура/понуда што е претворена во фактура. |
| Откажана | Документ што е поништен. |
Чести грешки
⚠️ „Зачувај го документот пред да го потврдиш" — не можеш да потврдиш документ што има незачувани промени. Прво зачувај (Ctrl+S), па потврди.
Згрешив на потврдена фактура — што сега? Притисни „Отклучи", внеси причина, поправи ја и потврди повторно. Внимавај: ако фактурата е веќе пратена преку еФактура, отклучувањето не ја повлекува од УЈП — таму важат посебни правила за исправка.
💡 Ако не можеш да додадеш нов ред со ставка, притисни Ctrl+N или Enter на последното поле од редот.
Поврзано
Партнери и CRM — управување со клиентите. Плаќања и банка — како фактурите се затвораат кога ќе се плати. Извештаи — преглед на продажбата. Ако нешто не работи како што очекуваш, користи „Пријави проблем" преку помош-ботот (копчето долу-десно на екранот).