Што е ова?

Во делот Набавки ги внесуваш сите документи што ги добиваш од твоите добавувачи: набавни фактури, профактури и книжни одобренија. За секој документ го запишуваш добавувачот, бројот што стои на неговата фактура, датумите и ставките — а Финора ти го пресметува ДДВ-то и вкупниот износ.

Освен рачниот внес, Финора може автоматски да ги повлече електронските фактури што твоите добавувачи ти ги испратиле преку УЈП (Управата за јавни приходи). Тие „влезни еФактури“ ги гледаш во посебен дел и со едно копче ги претвораш во набавни фактури, без препишување (освен еФактура во странска валута — таа се внесува рачно, в. подолу).

Сите набавки стојат на едно место — во листата „Набавни документи“ — со статусот и состојбата на плаќање, па во секој момент знаеш што должиш и на кого.

Каде се создаваат набавките

Отвори „Набавки“ во левото мени. Ќе ја видиш листата со сите набавни документи. Горе десно се копчињата за нов документ: „+ Профактура“, „+ Фактура“ и „+ Книжно“ (книжно одобрение). На телефон истите се собрани во едно копче „Ново“.

Како да внесеш набавна фактура

1. Во листата притисни „+ Фактура“. Се отвора нов празен документ.
2. Во полето „Добавувач“ почни да пишуваш име и избери го добавувачот. Ако не постои, создади го веднаш од истото поле („Нов добавувач“). Штом е избран, името станува линк до неговиот профил, а веднаш до него имаш „Уреди“ — менуваш адреса, ЕДБ или банкарска сметка без да го напуштиш документот — и „Промени“ ако си избрал погрешен добавувач.
3. Во полето „Број од добавувачот“ внеси го бројот што стои на фактурата на добавувачот — тоа е неговиот број, не твојот. Ако истиот број веќе постои кај истиот добавувач во истата година, Финора веднаш пали црвено предупредување со линк до постоечкиот документ, уште пред да го зачува новиот.
4. Постави „Датум“ и „Рок на плаќање“. Полето е поделено на ден, месец и година: кликаш во делот што го менуваш и пишуваш само него, останатото останува. Ако напишеш само ден и притиснеш Enter, Финора ги додава тековниот месец и година. За рокот има и брзи копчиња (7, 14, 30 или 60 дена).
5. Во ставките избери производ или услуга и внеси количина и цена. Финора автоматски го пополнува ДДВ-то и колоната „Вкупно“. Со Tab или Enter одиш во следната колона; со ← и → се движиш низ бројот во самото поле и скокаш во соседната колона дури кога курсорот е на крајот; во „ДДВ“ се отвора листа низ која одиш со ↑ и ↓ и потврдуваш со Enter. За нов ред притисни Enter на последната колона или Ctrl+N. Редовите се збиени како во табеларен процесор — една линија ги дели, за да собереш 15-тина ставки на екран без скролање. Ако целото име на артиклот не собира во полето, помини со маус врз него и ќе се појави балонче со целиот текст.
6. Зачувај со Ctrl+S. Документот е во статус „Нацрт“ — работна верзија што уште можеш слободно да ја менуваш.
7. Кога си сигурен дека е точен, притисни „Потврди фактура“. Документот добива траен број и статус „Потврдена“.

Влезни еФактури — прими фактури преку УЈП

Ако твоите добавувачи испраќаат електронски фактури преку УЈП, не мораш да ги препишуваш рачно. Отвори „еФактури“ во менито — таму има два дела: „Влезни“ (фактури што ти ги испратиле) и „Излезни“ (твои фактури испратени до купувачите).

1. Во делот „Влезни“ притисни „Преземи влезни еФактури“. Финора ги повлекува сите нови фактури испратени до тебе.
2. Отвори влезна фактура со клик на редот. Таму ја гледаш како изгледа и можеш да ја „Прифати“ или „Одбиј“ (со причина).
3. За прифатена еФактура притисни „Креирај Набавна Фактура“ — или означи повеќе редови и „Конвертирај во Набавни“. Финора создава набавна фактура со добавувачот, ставките и износите, без препишување.

Влезна испратница — кога добавувачот ти испраќа стока

Преку УЈП не пристигнуваат само фактури. Добавувачот може да ти испрати и електронска ИСПРАТНИЦА — документ што кажува ШТО и КОЛКУ ти испратил, без цени. Таа пристигнува во истиот дел „Влезни“, а Финора од неа прави ПРИЕМНИЦА, не набавна фактура.

1. Испратницата се препознава по колоната „Тип документ“ во деталот — таму пишува „Испратница“.
2. Прифати ја или одбиј ја исто како фактура. При „Прифати“ Финора создава Приемница во статус „Нацрт“, со количините од испратницата.
3. Отвори ја Приемницата преку иконата во колоната „Документ“ и внеси ги цените. Дури потоа притисни „Потврди“ — тогаш стоката влегува на залиха.

Постои и трет вид: „Фактура/Испратница“ — еден документ што е и фактура и испратница. Од него Финора прави ДВА документа: Набавна фактура (со износите) и Приемница (со количините). Набавната се потврдува автоматски при „Прифати“, а Приемницата те чека како нацрт — отвори ја и потврди ја кога стоката физички ќе ја провериш. Тука цените веќе ги има, за разлика од обичната испратница.

И четврт вид: „Авансна фактура“ — кога добавувачот бара да платиш однапред, пред да ти испорача. Од неа Финора НЕ прави набавна фактура, туку ДАДЕН АВАНС, во делот „Сметководство → Аванси“. Разликата не е формална: додека нема испорака, тоа што си платил е ТВОЕ ПОБАРУВАЊЕ до добавувачот, не трошок и не обврска.

1. Прифати ја авансната фактура како и секоја друга. Финора создава даден аванс во статус „Нацрт“.
2. Кога навистина ќе ја извршиш уплатата, отвори го авансот и притисни „Книжи“. Дури тогаш се книжи и се одбива ДДВ-то.
3. Кога ќе стигне конечната фактура за испораката, поравни го авансот со неа — така износот не се брои двапати.

Кај градежните работи постои и „Времена ситуација“ — фактура за еден период од градба што трае месеци. Таа е полноправна набавна фактура за својот дел, не предлог и не аванс, и Финора ја претвора во Набавна како и обичната фактура. Разликата е што не се потврдува автоматски: времената ситуација се повикува на договор или на претходна ситуација, па вреди да ја погледнеш пред да ја книжиш.

Скенирана фактура во странска валута

Во „Скенирање документи“ Финора ги чита износите од PDF-от ТОЧНО КАКО ШТО СЕ ОТПЕЧАТЕНИ, во валутата на фактурата, без да ги претвора. Валутата ја гледаш во полето „Валута“ и таа се пренесува на набавната фактура што ја создаваш со „Креирај фактура“.

1. Во прегледот на скенот провери го полето „Валута“ — MKD, EUR, USD или CHF. Ако на фактурата не се гледа валута, Финора става MKD.
2. Притисни „Креирај фактура“. Се создава набавна фактура во нацрт, во таа валута, но БЕЗ курс — курсот не се чита од скенот.
3. Отвори ја набавната, внеси го курсот и дури потоа потврди ја.

Што значат статусите

Чести грешки

Згрешив на потврдена набавка — што сега? Притисни „Отклучи“ за да ја вратиш во „Нацрт“, поправи ја и потврди повторно. ⚠ Ако набавката е веќе книжена во главната книга, и отклучувањето и откажувањето се запрени — прво сторнирај го налогот во „Сметководство → Дневник“, па пробај повторно. Тоа е свесна сметководствена операција, не странична последица на отклучувањето. Внимавај и на второто: ако набавката произлегува од прифатена еФактура на УЈП, таа НЕ МОЖЕ да се откаже — Финора го одбива откажувањето. Отклучувањето е поинаква работа и зависи од тоа во кој режим е твојата фирма. Погледни во „Подесувања → еФактура“: ако горе стои беџот „Тест режим“, ништо пратено кон УЈП не е официјално и слободно отклучуваш и менуваш — за тоа и служи тестот. Ако стои „Production“, податоците што УЈП ги прими се официјални: тогаш отклучувај само за работи што УЈП не ги видел (внатрешна забелешка, сметководствена шифра), а вистинската исправка на износ, ставка или добавувач оди преку добавувачот — негово сторно или книжно одобрение.

Поврзано

Продажба и фактури — твоите излезни документи и Излезните еФактури. Плаќања и банка — како набавките се затвораат кога ќе ги платиш. Магацин — Приемницата што ја создаваш од набавката ја внесува стоката на залиха. Ако нешто не работи како што очекуваш, користи „Пријави проблем“ преку помош-ботот (копчето долу-десно на екранот).

Типови набавни документи

ДДВ и износи

ДДВ стапката се зема по ставка. Финора ги пресметува основицата, ДДВ-то и вкупниот износ автоматски, по ставка и збирно. ДДВ-то од потврдените набавни фактури е влезно (претходно) ДДВ — одбитна ставка во ДДВ пресметката, доколку набавката дава право на одбивка.

Девизна набавка: заглавието носи валута, курс и датум на курс — истите колони како кај продажната фактура, за двете страни да читаат од една курсна инфраструктура. Курсот е средниот курс на НБРМ на датумот на документот, со четири децимали, и е ЗАДОЛЖИТЕЛЕН пред потврда: без него нема МКД противвредност за налогот, КЕФ-от и ДДВ-04. Ако датумот на курсот е празен во моментот на потврда, се пополнува со датумот на документот; датум на курс ПО датумот на документот се одбива, зашто документот би тврдел курс што на неговиот датум сè уште не постоел. Секој рачно внесен курс се самозапишува во курсната листа за да се предложи следниот пат — но записите преземени од НБРМ никогаш не се пребришуваат со рачен внес.

Претворање во денари (огледало на продажната фактура): налогот VF е во денари — бруто × курс и ДДВ по секоја стапка × курс, заокружени на 2 децимали, а основицата е разликата, за налогот да биде точно избалансиран; обврската е на 2200 во денари. КЕФ и ДДВ-04 ги земаат ставките на девизната набавка во денари по курсот на документот. Валутата, курсот и датумот на курсот се пренесуваат и при конверзија профактура → фактура, а портата за курс важи и кога набавната се создава заедно со приемница.

Статуси, книжење и магацин

Клучна разлика: „Нацрт“ е работна верзија и НЕ се евидентира. Потврдата („Потврди фактура“) е моментот кога документот станува официјален — добива траен број. Ако мора да измениш потврдена набавка, „Отклучи“ ја (се враќа во „Нацрт“), поправи и потврди повторно.

Од потврдена набавка можеш да генерираш „Приемница“ — таа ја внесува стоката во магацин (влез на залиха по набавна цена). Приемницата ја носи единечната цена по попустот: цена × (1 − попуст %), а кај девизна набавка уште × курсот на набавната, во денари, заокружено на 2 децимали — таа е основата за просечната набавна цена. Тоа важи и за домашна набавка со попуст (порано таа влегуваше по цена пред попустот; старите приемници не се менуваат). Девизна набавка без курс не дава приемница. Плаќањата кон добавувачот го поместуваат статусот низ „Делумно“ → „Платена“; „Задоцнета“ се пали кога рокот поминал.

Книжење по стандардните правила (контен план по АСО): набавната фактура ги дели стоките и услугите. Набавната вредност на ставките со „Следи залиха“ оди на должи 659 „Пресметка на набавката“ — Σ количина × единечна цена по попуст (× курс), истата формула како приемницата — нетото на услугите на должи 41999, влезниот ДДВ на 1301x, а вкупното на побарува 2200. Приемницата потоа го затвора 659: должи 6600 „Залиха на домашни стоки“ (во магацин по малопродажна цена — 663x) / побарува 659. Кога сè е примено, 659 е нула. Ставките без залиха (услуги) не влегуваат во налогот на приемницата.

Плаќања на девизна набавка: „Платено“ се води во денари (денарска уплата по износот, девизна уплата по курсот на денот на одливот). Набавната е затворена кога уплатите ја покриваат фактурата во нејзината валута — денарските уплати се делат со курсот на фактурата. Девизна набавка без курс никогаш не е затворена.

Влезни еФактури (УЈП)

Во „еФактури → Влезни“ се повлекуваат електронските фактури испратени до тебе преку УЈП („Преземи влезни еФактури“). Секоја ја „Прифаќаш“ или „Одбиваш“ (со причина-код). Ако не реагираш во рокот, УЈП ја прифаќа автоматски („Авто-прифатена“).

Прифатена еФактура ја претвораш во набавна фактура („Креирај Набавна Фактура“ или групно „Конвертирај во Набавни“). Финора го препознава или го создава добавувачот и ги пренесува ставките. Иконата во колоната „Документ“ покажува дали сите ставки се распределени (зелено), дали некои бараат доуредување (портокалово) или дека документот уште не е создаден (црвено).

Влезен документ од тип 150 (Времена ситуација) е фактура за еден период од периодичен/континуиран промет — ЗДДВ чл. 31 ст. 3 го врзува даночниот долг за фактурата за тој период, а чл. 53 ст. 3 бара одвоени фактури за секој делумно извршен промет. Оди по набавната лента, но НЕ се авто-потврдува. Обликот е материјално различен од 100: нема група UJP08 воопшто, па документ-ниво износите ги носи само UJP09 (тотали по даночна група), а UJP07-16 паѓа на опциско додека задолжителен останува UJP07-15. Издавање на 150 не е во опфат — бара UJP11 со четири верификатори.

Влезен документ од тип 130 (Авансна фактура) НЕ создава набавна фактура туку даден аванс (AdvancePayment, насока OUTGOING), во статус нацрт. Законска основа: ЗДДВ чл. 33 ст. 2 т. 2 признава претходен данок и за „плаќања … за промет кој сеуште не е извршен спрема него“, но чл. 34 ст. 1 т. 2 и ст. 2 бараат правото да настане дури кога се исполнети сите услови — вклучувајќи ја извршената уплата и евиденцијата во книговодството. Уплатата не е на жица (обликот на 130 нема ниту docAvansDate ниту docTurnoverDate), а чл. 53 ст. 9 дозволува фактурата да се издаде до пет работни дена по уплатата, па датумот на документот е приближна, не точна замена. Книжењето (D 1390 дадени аванси · D 1300 влезен ДДВ · C 1000 жиро) го прави операторот.

Автоматска конверзија се одбива и кај авансна со ставки по повеќе даночни стапки (една стапка по аванс — „просечна стапка“ е измислен број) и кога ДДВ-то на документот не се совпаѓа со пресметката од бруто износот. Тие случаи се внесуваат рачно.

Влезен документ од тип 160 (Фактура/Испратница) прави ДВА документа: Набавна и Приемница. Тоа е симетрично со излезната страна, каде истиот тип кај нас се раѓа од комбинирана фактура-со-испратница што создава и продажен и материјален документ. Набавната се авто-потврдува како обична фактура (160 не е корекција, па политиката за човечки преглед на книжните не важи), а Приемницата се гради преку истиот пат како копчето „Генерирај приемница“ од потврдена набавна — со вистински цени и ДДВ стапки од ставките — и останува нацрт додека операторот не ја потврди. Ако создавањето на Приемницата падне, Набавната останува потврдена и точна.

Влезен документ од тип 900 (Испратница) НЕ оди по набавната лента — од него се гради Приемница. Причината е што тип 900 нема ниту едно ценовно поле: набавна фактура без износи не е книжлив документ, додека приемницата е количински документ по природа. Иконата во истата колона „Документ“ тогаш води до Приемницата.

Непоклопените ставки од испратница се создаваат како артикли од тип СТОКА со следење залиха (кај влезна фактура се создаваат како услуга, зашто таму природата на ставката е непозната). Тип 910 (Повратница) не се конвертира автоматски — таа има сопствена WAC-семантика и бара рачна постапка.

Статусот на секоја влезна фактура се усогласува со УЈП. При секое преземање Финора ги чита и промените кај УЈП за вчера и денес: автоматско прифаќање по рокот („Авто-прифатена“), прифаќање или одбивање направено директно во порталот на УЈП, и сторно или откажување од добавувачот („Сторнирана“). Серверскиот потпис го прави тоа сам на секое преземање; со токен или Windows сертификат се прави при „Освежи сè“.

Излезни еФактури и статуси

Делот „Излезни“ ги покажува твоите фактури испратени до купувачите преку УЈП; тие се создаваат при испраќање од Продажба, не тука. Со „Освежи статуси“ го повлекуваш тековниот УЈП статус. До синхронизација се гледа локалниот статус од моментот на испраќање.

Поврзано

Сметководство — претходен данок и ДДВ пријава. Плаќања и банка — затворање на обврските кон добавувачите. Магацин — Приемница и влез на залиха од набавките.